दोन्ही प्रकारचे ERP आपापल्या जागी उत्तम असतात. त्यामुळे 'एकंदरीत कोणते चांगले?' हा खरा प्रश्न नसून 'तुमच्या व्यवसायाला कोणते चपखल बसते?' हा महत्त्वाचा प्रश्न आहे. आणि याचे उत्तर सॉफ्टवेअरपेक्षा तुमच्या कामाच्या स्वरूपावर जास्त अवलंबून असते.
या दोन्हीमध्ये नेमका फरक काय?
स्टँडर्ड ERP हे बहुतेक सर्व कंपन्यांमध्ये सारख्याच असणाऱ्या प्रक्रियांसाठी बनवलेले सर्वसाधारण बिझनेस सॉफ्टवेअर असते: अकाउंट्स, खरेदी, विक्री, इन्व्हेंटरी आणि पगार (Payroll). हे तुमच्यासाठी कॉन्फिगर केले जाते आणि तुमच्या कामातील वेगळेपणा त्यात वरून 'कस्टमायझेशन' म्हणून जोडला जातो.
डोमेन-स्पेसिफिक ERP हे एकाच विशिष्ट उद्योगाच्या कामाच्या पद्धती, तिथली परिभाषा आणि नियम यांच्याभोवती बनवलेले असते. त्या व्यवसायाचे जे खास टप्पे असतात, ते पहिल्या दिवसापासूनच मूळ प्रॉडक्टचा भाग असतात.
स्वतःला विचारायचे सहा प्रश्न
- 1. तुमच्या रोजच्या कामापैकी किती काम खास तुमच्या व्यवसायापुरते वेगळे आहे? तुमच्याकडे रोज होणाऱ्या मुख्य दहा कामांची यादी करा. जर ती जवळपास सगळीच नेहमीची खरेदी, विक्री आणि पेमेंट अशी असतील, तर स्टँडर्ड ERP पुरेसे आहे. पण त्यातील अनेक कामे तुमच्या उद्योगाची खास असतील, तर त्यांची स्वतंत्र नोंद करा.
- 2. आज तुमचे खरे काम कुठे चालते? सध्याच्या सॉफ्टवेअरमध्ये बसत नाहीत म्हणून जर तुमच्या व्यवसायातील महत्त्वाचे टप्पे कागदी रजिस्टर, एक्सेल शीट्स आणि WhatsApp मेसेजवर चालत असतील, तर नेमकी हीच पोकळी भरून काढण्यासाठी डोमेन ERP बनलेले असते.
- 3. तुमचे कर्मचारी कामात कोणते शब्द वापरतात? जेव्हा कर्मचाऱ्यांना आपल्या व्यवसायातील नेहमीचे शब्द सोडून स्क्रीनवरच्या परक्या तांत्रिक भाषेत एन्ट्री करावी लागते, तेव्हा चुका वाढतात. कर्मचाऱ्यांची रोजची परिभाषा बोलणारे सॉफ्टवेअर खूप लवकर स्वीकारले जाते.
- 4. हिशेब कोण ठेवणार आहे? जर तुमच्याकडे स्वतंत्र अकाउंट्स टीम असेल, तर स्टँडर्ड ERP मधील अकाउंटिंग त्यांना सहज वापरता येईल. पण जर मालक किंवा ऑपरेटर स्वतःच रोजचे व्यवहार नोंदवत असतील, तर व्यावसायिक एन्ट्रींमधून आपोआप अचूक अकाउंटिंग पोस्ट करणारे ERP तुमच्यासाठी जास्त महत्त्वाचे ठरते.
- 5. पुढील पाच वर्षांत एकूण किती खर्च येईल? दरवर्षी प्रत्येक युजरची लायसन्स फी, इम्प्लिमेंटेशन खर्च, कस्टमायझेशन आणि भविष्यातील अपग्रेड्समुळे कस्टमायझेशनवर पुन्हा करावा लागणारा खर्च — या सगळ्याची बेरीज करा. आणि त्याची तुलना सबस्क्रिप्शन, स्वतःचा सर्व्हर किंवा एकरकमी खरेदी या पर्यायांशी करा.
- 6. तुमचा डेटा कुठे राहिला पाहिजे? काही व्यवसायांना व्हेंडरच्या क्लाउडवर डेटा ठेवण्यात अडचण नसते; तर काहींना आपला डेटा स्वतःच्याच सर्व्हरवर (On-premise) हवा असतो. कोणता पर्याय तुम्हाला हे स्वातंत्र्य देतो ते पाहा.
निर्णय घेण्यासाठी सोपा तक्ता
| मुद्दा | स्टँडर्ड ERP कधी निवडावे | डोमेन ERP कधी निवडावे |
|---|---|---|
| कामाचे वेगळेपण | व्यवसायाचे खास असे टप्पे खूप कमी आहेत | मुख्य कामातील अनेक टप्पे खास तुमच्या उद्योगाशी संबंधित आहेत |
| सध्या काम कुठे चालते | बहुतांश काम सध्याच्या सॉफ्टवेअरमध्येच होते | महत्त्वाच्या नोंदी अजूनही रजिस्टर आणि एक्सेलमध्येच राहतात |
| स्क्रीनवरील शब्द | सर्वसाधारण व्यावसायिक शब्द चालतात | कर्मचाऱ्यांसाठी तुमच्या व्यवसायातील खास संज्ञा महत्त्वाच्या आहेत |
| हिशेब आणि अकाउंटिंग | स्वतंत्र आणि प्रशिक्षित अकाउंट्स टीम आहे | मालक आणि ऑपरेटर स्वतःच रोजचे व्यवहार नोंदवतात |
| पाच वर्षांचा खर्च | कस्टमायझेशनची गरज फारशी नाही | स्टँडर्ड ERP घेतल्यास खूप मोठे कस्टमायझेशन करावे लागेल |
| डेटा कुठे राहणार | व्हेंडरचा क्लाउड चालेल | स्वतःचा सर्व्हर किंवा होस्टिंग निवडण्याचे स्वातंत्र्य हवे |
जर तुमची बहुतेक उत्तरे मधल्या रकान्यात येत असतील, तर स्टँडर्ड ERP हा तुमच्यासाठी योग्य पर्याय आहे. पण जर बहुतेक उत्तरे उजव्या रकान्यात येत असतील, तर तुम्ही डोमेन ERP चा नक्कीच गंभीरपणे विचार करायला हवा.
दोन्हीकडे लक्षात ठेवाव्यात अशा धोक्याच्या खुणा
- कस्टमायझेशन वाढतच जाणे: जर तुमचे मुख्य काम चालवण्यासाठी स्टँडर्ड ERP मध्ये सतत नवीन कस्टमायझेशन करावे लागत असेल, तर तुम्ही नकळत महागड्या आणि चुकीच्या मार्गाने स्वतःचे डोमेन ERP बनवण्याचा खर्च करत आहात.
- व्हेंडरला तुमच्या व्यवसायाची जाण नसणे: ज्या टीमने तुमच्या उद्योगात कधी प्रत्यक्ष कामच पाहिलेले नाही, त्यांचे “डोमेन ERP” म्हणजे फक्त वरून लेबल लावलेले एक साधे कस्टम सॉफ्टवेअर असते.
- तुमची कामाची पद्धत कोणीच विचारून न घेणे: कोणत्याही प्रकारचा ERP व्हेंडर जर तुमचे रोजचे काम कसे चालते हे समजून घेण्यापूर्वीच तुम्हाला थेट कोटेशन देत असेल, तर तो केवळ हवेत अंदाज बांधत आहे.
तुम्ही नवीन ERP कडे वळण्याचा निर्णय घेतलाच तर...
तुम्ही कोणताही पर्याय निवडला, तरी तुम्ही नवीन सिस्टमकडे कसे शिफ्ट होता यावरच यशाचा मोठा भाग अवलंबून असतो. सुरुवातीला एका युनिटपासून किंवा एका प्रक्रियेपासून सुरुवात करा आणि काही दिवस जुन्या पद्धतीसोबतच नवीन सिस्टम समांतर चालवा. आधी फक्त ओपनिंग बॅलन्सेस (Opening Balances) आणि चालू रेकॉर्ड्स नवीन सिस्टममध्ये घ्या; जुना इतिहास स्वतंत्रपणे आर्काइव्ह (Archive) करून ठेवा. केवळ रिपोर्ट्स पाहणाऱ्या मॅनेजर्सना नाही, तर प्रत्यक्ष डेटा एन्ट्री करणाऱ्या कर्मचाऱ्यांना नीट प्रशिक्षण द्या. टप्प्याटप्प्याने केलेला हा बदल कागदावर थोडा संथ वाटतो, पण प्रत्यक्षात यामुळे खूप वेळ आणि गोंधळ वाचतो.
कोणत्याही ERP व्हेंडरला विचारायचे 5 महत्त्वाचे प्रश्न
- 1. तुम्ही आमच्याच सॅम्पल डेटाचा वापर करून आमच्या व्यवसायातील सर्वात महत्त्वाच्या तीन प्रक्रिया सिस्टममध्ये चालवून दाखवू शकता का?
- 2. भविष्यात जेव्हा तुमच्या सॉफ्टवेअरचे नवीन अपग्रेड येईल, तेव्हा आमच्यासाठी केलेल्या कस्टमायझेशनचे काय होईल?
- 3. यात अकाउंटिंग कसे होते: त्यासाठी अकाउंटंटला वेगळ्या एन्ट्री कराव्या लागतात, की व्यावसायिक व्यवहारांमधून ते आपोआप पोस्ट होते?
- 4. पुढील पाच वर्षांत आम्हाला दरवर्षी नेमके किती आणि कोणत्या बाबींसाठी पैसे द्यावे लागतील?
- 5. आम्हाला आमचा संपूर्ण डेटा खुल्या फॉरमॅटमध्ये (Excel/CSV) कधीही एक्सपोर्ट करता येईल का, आणि भविष्यात सेवा बंद करायची झाल्यास त्याची प्रक्रिया काय असेल?
आमचे प्रामाणिक मत
जर तुमचा व्यवसाय सर्वसाधारण ट्रेडिंग किंवा नेहमीच्या सेवांचा असेल आणि त्यात कोणतीही गुंतागुंतीची प्रक्रिया नसेल, तर स्टँडर्ड ERP तुमची गरज उत्तम भागवू शकते — आणि आम्ही तुम्हाला तसेच स्पष्टपणे सांगू. पण जिथे व्यवसायाचे मुख्य काम स्टँडर्ड साच्यात बसत नाही, तिथे आम्ही आमच्या सिद्ध कोअर प्लॅटफॉर्मवर (प्रॅक्टिसिंग चार्टर्ड अकाउंटंट्ससोबत डिझाइन केलेल्या अकाउंटिंग इंजिनसह) खास डोमेन ERP तयार करतो — जेणेकरून तुम्ही फक्त तुमच्या व्यवसायाच्या वेगळेपणासाठीच पैसे मोजता.